账号与资料边界 · 5–20 人小店
员工私人微信/网盘装公司电脑：大温小店怎么划清边界
餐馆、诊所、美容院、会计所这类小店，员工常常在公司电脑上登着自己的微信、网盘，前台电脑也是大家共用一个登录。方便是方便，但客户资料在谁的账号里、员工离职后谁能管，很容易变成说不清的问题。这篇帮你用最简单的办法划清边界，不需要复杂制度，也不用禁止所有私人用途。
先做这一步
动手之前：先备份
下面任何一项调整（拆账号、迁移文件、卸载软件、清理网盘）之前，先确认重要资料有备份。把员工私人资料和公司资料分开，本质上是在搬文件、删文件；一旦搬错或误删，没有备份就很难找回。至少把收款记录、客户资料、报税文件、财务表格拷到独立的外接硬盘或专门的备份里，并确认能打开。
注意：OneDrive、Google Drive、百度网盘的同步不等于备份，一边误删、一边中毒，另一边会一起变，详见 网盘同步不等于备份。
为什么要划清
私人应用和公司电脑混用，风险在哪里
小店里一台电脑几个人用很常见：前台登着店长的微信，会计电脑上挂着员工自己的网盘。平时没事，出事时往往就是下面几种情况。
- 客户资料跑到私人账号里：客人的预约、病历相关信息、报税资料、身份证件照片，通过私人微信、私人网盘传输或同步后，就存在员工自己的账号里，公司既看不见、也收不回。涉及个人信息时，店家仍然有保护责任。
- 员工离职带走资料：文件在员工个人账号里，人走了账号还在；公司电脑上登录的私人微信、网盘、浏览器密码也可能没有退出。见下面「离职交接」一节。
- 恶意软件入口：私人渠道收到的文件、来路不明的安装包、盗版软件和网盘里的「破解版」，都可能把木马带进装着收银或财务系统的电脑。
- 误删、误同步：私人网盘同步文件夹设置不当，可能把公司文件夹同步到员工的个人云盘，或者反过来一键同步把公司文件删掉，没有备份就无法恢复。
- 共用账号说不清谁干了什么：大家共用一个 Windows 登录或管理员密码，出了问题查不到是谁操作的，离职时也无法只收回一个人的权限。
哪些可以，哪些不行
可以用什么，不可以用什么
不用一刀切。关键原则：个人用途可以有，但公司资料必须落在公司控制的账号里。下面是给 5–20 人小店的建议，具体可按你的行业和规定调整。
- 个人微信桌面版：如果店里业务本来就靠微信沟通，可以装，但要每个人登录自己的微信，不要一个号大家轮流用。不通过个人微信传客户身份证件、病历、财务报表等敏感文件；必须传时，用公司邮箱或公司云盘的分享链接。建议用公司的微信/企业微信账号对接客人，员工离职时便于交接。
- 个人 Google Drive / iCloud / 百度网盘：不建议在公司电脑上登录并同步。确实要临时取一个私人文件，用浏览器网页版并在用完后退出登录，不要安装同步客户端，也不要把公司文件夹放进去。百度网盘等客户端常驻后台还会占资源，也可参考 电脑变慢 10 分钟自查。
- 前台一台电脑大家共用一个登录：如果是收银或预约用的前台机，可以建一个权限受限的「前台」标准账号专门登录收银/预约系统，但不要在上面登个人邮箱、个人网盘和私人聊天；需要个人账号的人，应该用自己的 Windows 账号登录。
- 不要：共用管理员密码、把管理员账号当日常账号、把公司文件放在员工个人云盘里、在公司电脑上装来路不明的软件。
一套简单的规矩
5 条边界规矩，小店也能做到
不需要很复杂的制度，下面五条写成一页纸、让每个人看过就行。
- 一人一个 Windows 账号：每人用自己的标准（非管理员）账号；前台共用机用一个权限受限的前台账号。这样私人应用装在各自账号里，不会混进别人的桌面和浏览器。
- 业务文件放公司自己的云盘 / Microsoft 365：客户资料、报税文件、报价和合同统一放在公司拥有的 OneDrive/SharePoint 或公司 Google Workspace 里，账号属于公司，员工离职时可以收回。
- 不共用管理员密码：管理员账号只有老板或指定的人掌握，密码放在密码管理器或保险的地方，不要写在便利贴上，也不要发在群里。
- 开启多重验证（MFA）：公司邮箱、Microsoft 365、网银和云盘都开，手机验证或验证器 App 都可以。邮箱有异常登录时，请看 企业邮箱钓鱼自查。
- 定期备份并试着恢复：重要文件要有独立于云盘同步的备份，至少每季度试着恢复一次，确认真的能打开。
小店整体的 IT 规范思路，可以先看 远程 / 上门 / 托管怎么选，再按需要逐条落实。
10 分钟自查
10 分钟自查清单：你的店现在是什么状态
找一台员工日常使用的电脑，边看边勾。发现问题先记下来，不要马上删东西；要改动之前先备份。
- 开始菜单 →「设置 → 账户」：这台电脑上有几个 Windows 账号？每个人都有自己的吗？有没有早就离职的人的账号？
- 大家日常登录用的是不是管理员账号？有没有人知道管理员密码却不该知道？
- 桌面右下角/任务栏：微信、百度网盘、iCloud、Google Drive 的图标有没有？登的是谁的账号？
- 资源管理器左边：OneDrive、iCloud 照片、Google Drive、百度网盘里，有没有公司文件夹、客户资料或报表？
- 浏览器里：有没有保存了公司邮箱、网银、Microsoft 365 的个人浏览器账号同步？离职员工的账号是否还登录着？
- 公司邮箱和云盘是不是每个账号都开了 MFA？谁的没开？
- 前台共用电脑：有没有登录着个人邮箱、私人微信或个人网盘？
- 上一次备份是什么时候？备份放在哪里？有没有真的试过恢复？
- 有没有一份写明「谁能用什么、资料放哪里」的一页纸规矩？
如果前面几项有 3 项以上答不上来，说明边界已经比较模糊，建议先备份再整理，或者直接让我们远程看一下。
离职交接
员工离开时：把私人和公司资料分清
边界做得好，离职交接会轻松很多；边界没做，离职那天才是最麻烦的。
- 先确认公司资料是不是都在公司账号里；如果有放在个人网盘或私人微信里的，请在员工离职前转到公司云盘并确认完整。
- 收回公司邮箱、Microsoft 365、云盘、收银/预约系统等账号权限，重置共用密码；如果管理员密码他知道，也要换。
- 在公司电脑上退出员工私人微信、网盘和浏览器账号，再把他的 Windows 账号禁用或删除——删除之前先备份他的用户文件夹。
- 手机上如果装过公司邮箱或 Microsoft 365，也要远程退出或清除。
- 完整的交接步骤请看 员工离职 IT 交接清单。
什么时候该找人
远程、上门还是托管？
- 远程支持：拆分账号、设置云盘与 MFA、清理同步客户端、检查有没有恶意软件，大多数远程就能处理，也最快。按次收费 CAD $100/小时（最低 $50）。
- 上门支持：需要现场整理多台电脑、前台收银机与打印机/网络一起调整，或者要现场备份与换设备时。大温地区 CAD $20 上门费 + $100/小时。
- 月费托管：不想每次出问题才找人，希望长期有人管账号权限、备份、更新和离职交接。CAD $120/用户/月起（最低 $600/月）；伙伴或老客户介绍 $95/用户/月起（最低 $500/月）。
我们的建议顺序是：先远程，需要时再上门，长期需求再谈托管，首次沟通免费。