会计 · 移民 · 保险 · 地产 · 客户资料安全
别再用微信传客户 SIN 和 T4
报税、办移民、做保险、签房产合同，都要收客户的 SIN、T4、护照、银行流水。很多华人小公司图方便，让客户直接微信拍照发过来，或者用个人邮箱来回转。资料一多，散落在每个员工的手机、聊天记录和收件箱里，谁也说不清存了多少、在哪、什么时候删。下面讲清楚风险、可以换成什么、怎么保留和删除，以及加拿大隐私法的基本要求。
最后更新：
先看风险
微信和普通邮件为什么不适合传敏感资料
- 资料留在个人手机上：微信文件默认存在员工自己的手机和电脑里，换手机、离职、手机丢失时，公司没法统一收回或删除。
- 聊天记录会自动备份和同步：手机云备份、电脑版微信都会再存一份，同一份 SIN 可能出现在好几个地方。
- 普通邮件不是保险箱：附件发出去就留在双方邮箱里，转发、误发给同名联系人、邮箱被钓鱼，资料就跟着走了。
- 没有访问记录：出了问题，说不清谁看过、谁下载过、有没有被转出去。
- 发错人收不回：微信撤回有时间限制，邮件发出后基本收不回。
换成什么
4 种更稳妥的做法
- Microsoft 365 / OneDrive 共享链接：只分享给指定的人（Specific people），设置到期日期；管理员可以在后台限制默认链接类型。是否能加密码、过期天数等选项以您的 Microsoft 365 版本和管理设置为准。
- Google Drive 共享：只分享给客户的邮箱，不用「知道链接的任何人」；Google Workspace 部分版本可给外部共享设置访问到期时间，具体以管理后台为准。
- 客户门户或文件请求：让客户上传到公司指定的位置，而不是发到员工个人账号。很多会计、移民、保险软件自带客户门户；OneDrive 也有「请求文件」，客户只能上传，看不到其他文件。
- 加密邮件：Microsoft 365 部分版本支持在 Outlook 里给邮件加密，收件人要验证身份才能打开。确实要用邮件时，敏感附件走加密，不走普通邮件。
- 密码走另一个渠道：如果文件或链接有密码，密码不要和链接写在同一封邮件或同一条消息里。链接走邮件，密码用电话或短信另外告诉客户。
不管选哪种，原则都一样：资料进公司账号，不进个人账号；只给需要的人看；链接有到期时间。
用完要删
保留和删除
- 先定保留期：和会计师、律师确认各类资料按法规或业务要多久，写成一张表。CRA 对账簿记录有保留要求，具体以 canada.ca 为准。
- 一个地方存正本：客户资料只存在公司的共享盘或业务系统里，微信、邮件里的副本归档后删除。
- 定期清理：每季度查一次共享链接，过期的、项目已结束的，取消共享。
- 离职时收回：员工离职当天收回公司账号，确认他手机和个人账号里没有留客户资料。离职流程见 员工离职 IT 交接清单。
- 删除要删干净：回收站、聊天记录、电脑下载文件夹也要清。旧电脑处理前先擦除数据。
法规基本面
PIPEDA 和 BC PIPA 要点（非法律意见）
- 适用哪部法：BC 省内的私营机构一般适用 BC《个人信息保护法》（PIPA），由 BC 信息与隐私专员办公室（OIPC）监管；跨省或跨境的商业活动可能适用联邦 PIPEDA。具体适用哪部，请咨询专业人士。
- 要有合理的安全措施：两部法律都要求机构按信息的敏感程度采取合理的安全保护。SIN、税表、护照属于高敏感资料。
- 只收需要的、只留需要的时间：收集和保留要与用途相符，不再需要时应安全销毁。
- 出事要评估和通报：PIPEDA 下，有造成重大伤害实际风险的泄露，要向联邦隐私专员报告并通知当事人，并保留泄露记录。BC 的要求以 OIPC 公布的指引为准。
官方资料：
小公司现实
一周内能做完的 5 件事
- 定一条规矩：从今天起，SIN、税表、护照不通过微信收发。给客户一句统一回复，告诉他们用哪个链接上传。
- 开好一个上传位置：在 OneDrive 或 Google Drive 建一个客户资料文件夹，按客户分子文件夹。
- 全员开两步验证：账号被盗，资料再安全也没用。见 小公司密码与两步验证指南。
- 清一遍旧聊天：把手机微信里的客户证件归档到公司盘，然后删除聊天里的文件。
- 查一遍共享链接：把「知道链接的任何人」改成指定的人，加上到期时间。
收费口径
我们怎么收费（口径）
- 远程按次：CAD $100/小时，最低 30 分钟即 $50。适合一次把共享设置和上传文件夹设好。
- 上门：大温地区 CAD $20 不退上门费 + $100/小时，上门工时最低 1 小时。
- 月费托管：CAD $120/用户/月起、最低 $600/月（税前）。
首次沟通免费
想知道公司的客户资料现在散在哪里？
告诉我们几个人、用 Microsoft 365 还是 Google、现在客户资料怎么收。免费 IT 体检 30 分钟，我们先问问题、看几张截图，不进您的电脑，帮您排出先改哪一步。
预约免费 IT 体检